做一份任务清单

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纸质版

最原始也最为普遍的形式

呈现

一般一项任务一行文本,以删除线或打钩来表示任务完成

-优点

一张纸一支笔即可实现

-缺点

1、条目结构固定,顺序无法调整,新条目无论从属只能从尾部添加

2、查询(搜索)困难

3、因版面空间有限,仅能备注少量信息

文件夹版

改进版纸质任务清单

呈现

一项任务一页纸,以一个(或多个)文件夹来组织任务清单,以归档(放入单独归档文件夹)或删除纸张(无归档意义条目)表示任务完成

优点

1、纸、笔、文件夹即可实现

2、条目结构灵活,可根据需要调整

3、版面空间充足,可备注大量信息

缺点

1、查询(搜索)困难

2、不易携带

3、不够环保?……

备注

实际上这就是 David Allen 在 《Getting Things Done》 中推荐的 GTD 系统的简化版(详见 Getting Things Done 读书笔记

电子记事本版

目前大量使用的形式

呈现

通过各类电子文本编辑软件实现,以复选框、删除线来表示任务完成

优点

1、大多智能设备即可实现

2、条目结构灵活,可根据需要调整

3、版面空间充足,可备注大量信息

4、在单一文件内,查询(搜索)困难

缺点

1、在碰到多文件环境时,搜索相对麻烦。

2、全平台输入输出编辑和搜索实现困难

Excel 版

较少使用的电子版本形式

呈现

通过 Excel 等电子表格软件实现,可以通过特定字段来表示任务完成

优点

除了记事本版的优点以外,Excel 版可以通过赋予条目各类自定义字段极大的扩展条目的筛选和组织功能,如完成度、截止日期、重要性、分类、地点、标签(实际上,这个版本也是专业 GTD 软件版的雏形)

缺点

除记事本版的缺点以外,还要加上特定的软件依赖

专业 GTD 软件版

目前高度成熟并大量使用的形式

呈现

根据各类软件的特点,通过不同的分类和筛选形式呈现特定的条目

优点

几乎解决了上述各类版本存在的问题,比较圆满的实现了全平台的输入输出编辑和搜索功能

缺点

受专业 GTD 软件的限制,任务清单信息几乎封闭,备注信息空间有限,查询与利用相对困难

(详见 RTM 及伪 GTD 小记

Evernote 版

个人当前主要使用形式

呈现

一项任务一则笔记,通过 Evernote 的笔记本和标签筛选呈现 (详见 使用 Evernote 构建桌面 GTD 系统

优点

基本解决上述各类版本存在问题,包括便利的全平台输入输出和搜索,以及无限备注信息空间。实现个人收集容器数量的最小化,将知识管理、任务管理一体化

缺点

Evernote v6 版很烂?……

注:这里之所以说的是 Evernote 版而非笔记软件版,是因为目前另外的两大主流笔记软件的笔记组织形式并不适合一项任务一则笔记这类组织形式,虽然他们也可以采用电子记事本版的形式做任务清单并且具有上述 Evernote 版的优点,但呈现形式比较糟糕……(详见 为什么选择 Evernote? )

特例:核查清单

核查清单是一类特殊的任务清单,相对常规的任务清单,核查清单内的任务更加程序化、结构化,下面以差旅准备清单和工作流程清单为例

差旅准备清单基本是大体不变(也可以不断修改完善的),因为各类工作/物品准备通常是多地点、短时间内的活动,所以更适宜手机和 PC 多平台共同处理,准备一项,划掉一项(一般手机 GTD 应用都有的滑动完成操作)。这次准备完成以后,将清单重置,下次准备又可以按部就班完成,制作一份完备的差旅准备清单,是轻松快速出门的重要助力

工作流程清单则是主体不变同时针对具体项目做出各类细节调整的,因为工作流程基本上是长时间段内的活动,使用 PC 端处理更为方便。以 Evernote 为例,与任务清单不同,核查清单可以将全部内容置于一则笔记之内,每次项目开始,将工作流程清单复制一份,在进度推进的时候不断的做出针对性的修改,同时在需要的时候通过特定平台回顾。下面以笔者当前进行的工作为例展示一份使用 Evernote 制作的核查清单

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注:Evernote 原生功能即可轻松实现多级任务的录入(Tab 与 Shift+Tab,任务层级与缩进),但行距问题需要使用模板方法修改,图中也没有使用通常设定的复选框,而是使用 AutoHotKey 增加快捷键实现淡化整行功能来表示任务完成 (详见 自己动手对 Evernote 进行一些小增强

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