使用 Evernote 构建桌面 GTD 系统

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为什么要用 Evernote 来建构 GTD 系统

系统设定

作为信息管理软件的 Evernote 和作为行动管理软件的 GTD 表面上看似乎很难整合在一起,虽然之前也有不少达人做过这方面的尝试,例如 Esor Huang 的《Evernote超效率数字笔记术》(这种结构在前面的 Evernote 的信息组织结构 提到),以及ET民工和塞壬的 GTD系列教程3:顶级知识管理工具Evernote的GTD应用详细指南,但实际应用起来却多少有些别扭。究其原因,主要是 Evernote 的内容分类干扰了 GTD 的清单和场景系统。

Getting Things Done 读书笔记 提到的,GTD 系统呈现在软件中的内容主要是清单和场景两种元素,虽然看起来刚好和 Evernote 笔记本、标签系统对应,但在笔记软件中,大家更习惯将笔记本用作内容分类,这样清单系统或者会与内容分类混淆,或者会与场景系统混淆,最后就形成了前面说的别扭情况。

经过各种尝试,个人最后选择将场景系统和内容系统融合,这样可以用标签元素同时体现行动管理和信息管理两方面内容,具体结构如下(注意前面的数字是功能性的而非装饰性的,可以辅助快速选定笔记本和标签。对应的也可以自己设定以字母开头的笔记本和标签使用首字母快速选定)。

笔记本 0.stuff 1.actions 2.project 3.info 4.plan 5.waitting 6.someday 7.material 8.refining 9.archive

标签 1.work 2.office 3.home 4.out 5.ego 6.logo 7.dolo 8.colo 9.live

笔记本系统在 GTD 系统的清单(事宜向)之外增加了 material (素材)refining (提炼)以及 archive (存档) 三个资料向的笔记本。

标签系统结合场景细化与原有的内容分类系统,将工作事宜分为 work(工作) 和 office(其他需要在办公室处理的或者跟工作有关系的事项),常见的 home 和 out 保持不变,将其他的个人事宜根据具体内容和性质细分。

在界面设定方面,选择摘要视图,笔记排序方式选择标签,这样每个清单都会(是的,没法单独设置)自动根据场景标签顺序来呈现任务(这里标签又起到了标示优先级的作用)

具体操作

下面从具体的操作来介绍

事宜的添加

  1. Ctrl+N 新建笔记
  2. 输入事宜内容
  3. F2 自动修改笔记名称
  4. F3 添加场景标签
  5. F1 弹出移动至笔记本面板
  6. 1 自动选定 1.actions
  7. Enter 完成笔记本调整

(操作需要的 ahk 实现详见 自己动手对 Evernote 进行一些小增强

任务完成

任务完成后,可以在笔记内添加一个特殊的表示任务完成的自定义标签(见 Evernote 的信息组织结构),例如我现在用的 cc,之后 F1-9-Enter 将其调整至 9.archive 归档,有需要说明的还可以直接在笔记内备注,方便之后的检视回顾(可以通过自定义标签内容便签和 cc)迅速定位)。

日程提醒

目前的 Evernote 自带提醒功能,已经足够一般的日程提醒使用(4.plan)(这点也是 Evernote 能够直接替代专业 GTD 软件的重要原因),如果觉得原生的提醒功能不够强大,还可以利用 RTM(Remember the Mlik)之类带日程提醒服务的 同步功能 来加强。

材料的处理

(稍后阅读的文章可以先扔 Pocket)有用的资料,剪辑后添加自定义标签,添加内容标签(F3-7-Enter),移动至对应笔记本 7.material(F1-7-回车

有些时候,我们可能需要对原始材料进行处理(而非仅仅查询),例如将素材提炼总结,这类笔记可以归入8.refining,这个分类实际上并不是必需(可以加特定自定义标签来实现),但是想象一下 7.material 中的笔记不断的流向 8.refinning,应该还是比较有成就感的事情。

移动端

相对桌面端,移动端的界面因为信息量的问题效果会差一些,但一般 actions 清单和 plan 清单任务不多,同时可以利用 Evernote 的自定义搜索保存为快捷方式的功能进行快速筛选(清单场景组合)。虽然没有 RTM 类专业软件的华丽流畅,也基本能够满足使用了。

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4条回应:“使用 Evernote 构建桌面 GTD 系统”

  1. 你好,看到您的博文启发很大。

    您有没有发现印象笔记在全局搜索框内无法搜索符号,比如” “(空格),”|“ ,”→“,这种之类的。我的标签是用1 capture这种样子来建立的,然后自定义了一些记号,比如|→zd←|:,没想到并不能搜到。不过笔记内部搜索是支持符号的。

    另外,重命名笔记有没有什么简单办法啊,现在似乎都要双击打开。

    印象笔记和RTM结合挺酷炫的,可惜了pomodone不支持印象笔记。

    • Zephur说道:

      @阿米尔的救赎 欢迎交流~

      Evernote 好像是不支持符号搜索和中英文混排的,我是使用类似【丨标签】和【0tag】这类伪符号来作为自定义标签的,详细的可以看看
      Evernote 的信息组织结构 http://cloudlet.info/t/279
      为什么选择 Evernote?http://cloudlet.info/t/366

      重命名笔记是指重命名笔记标题吗?这个 F2 不就可以切换到标题栏吗?还是现在 6.x 不行了?(我还在用 5.8.13)

      RTM 的 smart list 和 smart add 太强力了,两者又能准双向同步,刚好弥补 Evernote 的短板

      pomodone 只支持 Evernote 是比较遗憾,不过 pomodone 感觉最赞的还是 time log 功能,这点免费版就够用,业界良心

  2. 哇,感谢您的耐心分享。

    重命名原来可以的! 是我的操作习惯问题, 我用了ctrl+f11来最大化列表界面,所以f2没法跳,只要打开浏览界面就可以了。

    RTM跟印象笔记的提醒互通这一点让我非常心仪,任务执行过程中能够迅速回调来记录当前的情况,这一点非常棒。缺一个量化,如果pomodone可以跟踪印象笔记或者RTM的清单就好了,对呀,我今天提feedback的时候怎么没想到直接让他们跟踪RTM的清单,这样不是更加靠谱吗?

    time log不是一般的番茄软件都有吗?

    在任务目标与跟踪这一块,我发现有一个比较新的工具,叫番茄盒子,跟开发者聊了一下,感觉比较靠谱,您也可以关注一下~准备把项目—计划——任务和番茄给结合起来,番茄作为任务的量化和跟踪。

    • Zephur说道:

      @阿米尔的救赎 感谢推荐,但是简单看了一下,没有下载的动力……
      界面仿佛十几年前,功能好像各个独立功能的软件堆砌在一起
      个人感觉,开发者付出了很大的努力,但是有兴趣的用户寥寥,能够坚持下去的更是有限……

      对比 pomodone,优美的界面,简洁有效的功能,开放的信息录入输出,可自定义展示形式的云 log

      好吧,只是眼高手低的信口开河,打住

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