使用 Evernote 构建桌面 GTD 系统

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为什么要用 Evernote 来建构 GTD 系统

系统设定

作为信息管理软件的 Evernote 和作为行动管理软件的 GTD 表面上看似乎很难整合在一起,虽然之前也有不少达人做过这方面的尝试,例如 Esor Huang 的《Evernote超效率数字笔记术》(这种结构在前面的 Evernote 的信息组织结构 提到),以及ET民工和塞壬的 GTD系列教程3:顶级知识管理工具Evernote的GTD应用详细指南,但实际应用起来却多少有些别扭。究其原因,主要是 Evernote 的内容分类干扰了 GTD 的清单和场景系统。

Getting Things Done 读书笔记 提到的,GTD 系统呈现在软件中的内容主要是清单和场景两种元素,虽然看起来刚好和 Evernote 笔记本、标签系统对应,但在笔记软件中,大家更习惯将笔记本用作内容分类,这样清单系统或者会与内容分类混淆,或者会与场景系统混淆,最后就形成了前面说的别扭情况。

经过各种尝试,个人最后选择将场景系统和内容系统融合,这样可以用标签元素同时体现行动管理和信息管理两方面内容。先上图。

笔记本系统在 GTD 系统的清单(事宜向)之外增加了 material (素材)refining (提炼)以及 archive (存档) 三个资料向的笔记本。

标签系统结合场景细化与原有的内容分类系统,将工作事宜分为 work(工作) 和 office(其他需要在办公室处理的或者跟工作有关系的事项),常见的 home 和 out 保持不变,将其他的个人事宜根据具体内容和性质细分。

在界面设定方面,选择摘要视图,笔记排序方式选择标签,这样每个清单都会(是的,没法单独设置)自动根据场景标签顺序来呈现任务(这里标签又起到了标示优先级的作用)

具体操作

下面从具体的操作来介绍

事宜的添加

  1. Ctrl+N 新建笔记
  2. 输入事宜内容
  3. F2 自动修改笔记名称
  4. F3 添加场景标签
  5. F1 弹出移动至笔记本面板
  6. 1 自动选定 1.actions
  7. Enter 完成笔记本调整

(操作需要的 ahk 实现详见 自己动手对 Evernote 进行一些小增强

任务完成

任务完成后,可以在笔记内添加一个特殊的表示任务完成的自定义标签(见 Evernote 的信息组织结构),例如我现在用的 cc,之后 F1-9-Enter 将其调整至 9.archive 归档,有需要说明的还可以直接在笔记内备注,方便之后的检视回顾(可以通过自定义标签内容便签和 cc)迅速定位)。

日程提醒

目前的 Evernote 自带提醒功能,已经足够一般的日程提醒使用(4.plan)(这点也是 Evernote 能够直接替代专业 GTD 软件的重要原因),如果觉得原生的提醒功能不够强大,还可以利用 RTM(Remember the Mlik)之类带日程提醒服务的 同步功能 来加强。

材料的处理

(稍后阅读的文章可以先扔 Pocket)有用的资料,剪辑后添加自定义标签,添加内容标签(F3-7-Enter),移动至对应笔记本 7.material(F1-7-回车

有些时候,我们可能需要对原始材料进行处理(而非仅仅查询),例如将素材提炼总结,这类笔记可以归入8.refining,这个分类实际上并不是必需(可以加特定自定义标签来实现),但是想象一下 7.material 中的笔记不断的流向 8.refinning,应该还是比较有成就感的事情。

移动端

相对桌面端,移动端的界面因为信息量的问题效果会差一些,但一般 actions 清单和 plan 清单任务不多,同时可以利用 Evernote 的自定义搜索保存为快捷方式的功能进行快速筛选(清单场景组合)。虽然没有 RTM 类专业软件的华丽流畅,也基本能够满足使用了。

4条回应:“使用 Evernote 构建桌面 GTD 系统”

  1. 你好,看到您的博文启发很大。

    您有没有发现印象笔记在全局搜索框内无法搜索符号,比如” “(空格),”|“ ,”→“,这种之类的。我的标签是用1 capture这种样子来建立的,然后自定义了一些记号,比如|→zd←|:,没想到并不能搜到。不过笔记内部搜索是支持符号的。

    另外,重命名笔记有没有什么简单办法啊,现在似乎都要双击打开。

    印象笔记和RTM结合挺酷炫的,可惜了pomodone不支持印象笔记。

    • Zephur说道:

      @阿米尔的救赎 欢迎交流~

      Evernote 好像是不支持符号搜索和中英文混排的,我是使用类似【丨标签】和【0tag】这类伪符号来作为自定义标签的,详细的可以看看
      Evernote 的信息组织结构 http://cloudlet.info/t/279
      为什么选择 Evernote?http://cloudlet.info/t/366

      重命名笔记是指重命名笔记标题吗?这个 F2 不就可以切换到标题栏吗?还是现在 6.x 不行了?(我还在用 5.8.13)

      RTM 的 smart list 和 smart add 太强力了,两者又能准双向同步,刚好弥补 Evernote 的短板

      pomodone 只支持 Evernote 是比较遗憾,不过 pomodone 感觉最赞的还是 time log 功能,这点免费版就够用,业界良心

  2. 哇,感谢您的耐心分享。

    重命名原来可以的! 是我的操作习惯问题, 我用了ctrl+f11来最大化列表界面,所以f2没法跳,只要打开浏览界面就可以了。

    RTM跟印象笔记的提醒互通这一点让我非常心仪,任务执行过程中能够迅速回调来记录当前的情况,这一点非常棒。缺一个量化,如果pomodone可以跟踪印象笔记或者RTM的清单就好了,对呀,我今天提feedback的时候怎么没想到直接让他们跟踪RTM的清单,这样不是更加靠谱吗?

    time log不是一般的番茄软件都有吗?

    在任务目标与跟踪这一块,我发现有一个比较新的工具,叫番茄盒子,跟开发者聊了一下,感觉比较靠谱,您也可以关注一下~准备把项目—计划——任务和番茄给结合起来,番茄作为任务的量化和跟踪。

    • Zephur说道:

      @阿米尔的救赎 感谢推荐,但是简单看了一下,没有下载的动力……
      界面仿佛十几年前,功能好像各个独立功能的软件堆砌在一起
      个人感觉,开发者付出了很大的努力,但是有兴趣的用户寥寥,能够坚持下去的更是有限……

      对比 pomodone,优美的界面,简洁有效的功能,开放的信息录入输出,可自定义展示形式的云 log

      好吧,只是眼高手低的信口开河,打住

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