Getting Things Done 读书笔记

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把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情出现,而不是在事情爆发的时候,就做好相关行动的一系列决定。以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步的行动。保持你的系统更新和完整,充分地检查,使你在任何时候都能信任你的对于你正在做(或者不做)的事情直觉的选择——维基百科

继之前的 《Evernote超效率数字笔记术》的阅读和实践(折腾)后 ,对 GTD 理论比较感兴趣,找了 David Allen 的《Getting Things Done(搞定 I :无压工作的艺术)》来看,发现虽然 GTD 类的软件诸多,贯彻该理论的却比较少,而这套理论对于当前我们大多数人(脑力工作或者说知识工作者),都有一定(或者很强)的参考/指导意义,暂时整理笔记如下。

强烈建议有时间的话阅读一下原著,作者用生动有趣的语言和实例阐述了知识工作者面临的困境和据此建立的 GTD 系统的方方面面,同时因为工作性质的关系,这套系统理论完善且经过充分的实践,个人觉得远比一般的时间管理类系统可靠。

(在原著中可以看到,因为作者所处的年代和工作性质关系,不少篇幅都在讲述构造一个特殊的包括纸、笔、便签、文件夹、抽屉以及工作台组成的工作区,这些虽然很有趣也有一定的参考作用,但我还是要说,幸运的是今天我们大部分人基本上只用一台智能设备(PC、笔记本或者手机)就可以完成这个系统的构建了。)

GTD系统的一些依据(或者说假定)

因此,我们需要一个有效的行动管理系统,腾空大脑,专注当前,保持状态(无压力、无负面情绪),轻松、有序、高效的处理各类事宜。

GTD系统的核心之一:建立行为习惯的良性循环

首先要建立一个能够信赖的系统(捕获一切未尽事宜,根据内容分类纳入对应的清单和场景),然后使系统值得信赖(掌握自己的工作量、精力和时间,依据相应的规则处理各类任务,并且在必要的时候说不)。可以看到,GTD 系统的绝大部分细节都是为这一原则服务或者说贯彻这一原则的。

素材的处理

清单 GTD 系统的第一步,捕获一切未尽事宜,形成素材置于工作篮中,之后根据材料的内容分析将其归类至某一清单

正如作者所说,GTD 系统是一个自下而上的系统,行动主旨可以理解为“把握当下和从小事入手”,像下一步行动和等待清单,看上去可能只是各种琐细的事项。为了避免工作/生活迷失于细节之中,系统在项目层面引入了项目清单(以及核查列表),在宏观层面引入了检视/回顾系统(六个高度),从不同的层面把握行动的方向。

场景 通常的场景列表包括工作、家里、外出、电话等工作环境有所区别的地方,场景是选择处理任务的重要依据(决策下一步行动方案时依据的四重标准,环境、时间、精力、重要性),在个人使用中,可以将场景列表适当扩展,将任务分类适当的嵌入其中。

任务的选择

应该说,GTD 系统是一种相当完善并利于执行(建立良性循环)的系统。

对比通常的日程表类行动管理系统,后者是一种刚性的管理系统,计划什么时间处理什么事情,看上去很不错,但在实际执行中,往往会因为各类突发事件影响或工作量判断偏差而导致日程表频繁更迭,从而导致日程表失去使用者信赖甚至被抵触(毁约、负面状态)。相对的,GTD 系统也有刚性日程表,但这份清单却是尽可能小的,只列入确实有刚性时间要求的行动。

再比如四象限法则,乍看上去有合理,实际但却难以操作,紧急不重要的事情可以不做吗?不紧急不重要的事情(不有效规划)不会变得紧急不重要?至于所谓“优先处理,其次处理,妥善处理,最后处理”,看上去更像工作汇报中的文字游戏……

而 GTD 系统一开始就认识到知识工作的特殊性(无法预计的工作量、各种突发事件甚至混乱)以及个人精力的有限,系统本身就提倡执行者根据自己的精力时间和所处场景来选择执行任务,无疑更利于实施。

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